供排水公司档案信息化建设探讨范文

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摘要：

本文对新组建呼和浩特市供排水有限责任公司的集中档案信息化管理问题加以探讨。随着全市涉水行业行政单位的调整、撤并、整合，而涉及到的原各单位档案管理问题及总公司组建后的档案管理信息化建设设想，针对档案信息化建设方面存在的问题，讨论其档案信息化建设中应注意的几个关键问题，以便为呼和浩特市供排水有限责任公司在城市供排水现代化建设，及其档案信息化建设中提供参考。

关键词：

供排水有限责任公司；档案；开放共享；数据库平台

一、呼和浩特市供排水档案信息化建设思考

“供排水行业的网络数字档案平台”，是全市供排水总公司档案管理部门管理现代化水平的体现，随着城市规模逐步扩大，新型产业不断出现，以及市民生活水平不断提高，城市对供排水建设的要求越来越高，涉水环境要绿色环保，对水资源利用率和经济性要求越来越高。随着涉水单位体制不断改革，全市涉水单位调整，整合一体化管理逐步落实，随着这样的机构整合，就给供排水总公司档案管理部门提出了新的改革创新要求：对过去各行政单位分散的档案管理体制进行改革，尽快建立适应供排水行业新的统一的数字化档案管理信息库，使档案服务能准确、快速、精准、开放、共享及互动的全新档案管理数字化网络信息平台。本文主要分析呼和浩特市供排水档案信息化管理建设及其现状和存在的问题，提出供排水行业档案网络信息化建设的构架方案，以期为供排水总公司在档案网络信息化建设方面提供参考。

二、全市涉水行业档案信息管理的现状和存在的问题

（一）呼和浩特市涉水行业档案管理现状从20世纪60年代初期，市内的供排水行业就不同程度地开始了档案管理科的建设，其档案采集的主体部门是单位的办公室主持，几乎没有档案专业人员，仅仅处于单一的粗放的原始资料保管状态。改革开放以来，随着国家对档案管理工作的要求不断提高，档案资料的管理机构才开始具备，有了初级规范的档案专业化管理机构和人员。但是，许多单位的档案管理还是处初级保管的被动状态，档案收集随意性很大、零乱、缺失严重，档案保管条件原始落后，自然损坏时有发生。近年来，随着计算机和网络技术的飞速发展，档案信息数字化建设被正式提出，对全市涉水行业档案信息化管理的要求也越来越高。供排水行业以生产管理、管网管理、营业管理、无纸化办公为主要核心的管理信息系统，已逐步成为呼和浩特市供排水行业工作中不可缺少的工具。目前，很多城市供排水行业的档案信息化大都采用影印、扫描、文本录入等数字转换方法，建立原始档案数据库为基础的数据系统，这种档案管理数据库的不足使系统整合分析共享能力差、智能分析差，无法形成实时在网络中的一体化数据管理平台，无法全面提高供排水档案信息化水平。

（二）呼和浩特市供排水行业档案管理信息化建设存在问题供排水档案管理信息化建设正处于建设与逐步完善阶段，及时学习、收集、分析、借鉴国内同行档案信息化管理建设好的经验，分析他们档案管理系统的优缺点，是建设呼和浩特市供排水档案管理数字化系统的捷径，事半功倍，十分必要而又迫切，纵观国内一些供排水档案数字信息化建设存在的问题主要表现在以下方面。

1.观念问题在现有的档案管理制度方式下，供排水总公司的档案管理虽取得了较快较规范的发展，但在公司一些二级企业和基层单位还是认为，他们没有必要赶档案信息化管理的这个“时髦”。还有些人认为，档案管理信息化建设仅仅只是一些计算机操作，软、硬件的单独配置，认为有这些就意味着信息化建设已完成，没有意识到供排水档案信息化建设是一个系统的、复杂的工程，决不仅仅只是建立一个企业网站就算实现了管理的信息化，这种认识制约着行业信息化的健康发展。

2.人才问题供排水档案管理规模较专业化而零乱，管理业务单一，无法建立自己的IT队伍，对计算机、网络人才吸引力有限，单位内部也很少能找到既懂得IT技术又懂档案管理的复合型人才，大多数单位信息化建设只能借助外来力量完成，由于开发人员不清楚企业内部档案管理的具体情况，沟通困难则成为信息化建设的软肋。

三、供排水档案管理信息化系统的组成和其逻辑关系

1.建立统一的档案管理信息平台此平台建设可使整个公司内部上至高层领导，下至普通员工都可以通过各自的权限在浏览器上共享、分析、处理和应用企业内部各种档案信息的资料，实现查阅自动化、运营智能化、管理决策科学化、相关信息资源化和运作网络化。

2.建立稳定可靠的档案核心数据交换中心通过对各个行政，技术等环节档案信息数据库的实时全面采集和发送，实现全公司内的各种档案资料信息的集中存储，形成一个档案信息共享体，带动整个公司内档案资料流程运作顺畅，保证各层级管理系统对各个环节档案资料的运用。

四、信息化建设应注意的几个问题

1.信息化建设的原则供排水行业档案信息化建设应遵守统一规划，分步实施，先易后难原则；统一标准、互联互通、信息共享和系统开放原则；技术先进、可靠、实用原则；“以人为本”的服务体系；信息安全原则。其系统设计要先进、可靠、实用。要充分利用成熟可靠的公用网络，根据其分散和遍布的特点，采用VPN虚拟局域网，保证数据的实时准确传输。

2.系统运行的开放性系统必须便于开发、使用、维护、管理和系统升级的支持，应用软件设计开发要考虑到计算机的普及和应用，使各类数据资源得到共享。供排水档案管理信息化系统建设是一个长期的、不断充实和完善的系统工程，呼和浩特市供排水公司必须认识到信息化建设是单位基于信息技术的知识扩散及创新的延伸，认识到档案管理信息化建设对企业实现现代化管理的重要性，并采取相应的管理措施，建章建制，从而达到通过信息化来提高供排水公司的核心竞争力，保持市供排水公司始终处于竞争的前列。

参考文献：

[1]胡西春.浅论新形势下我国档案管理工作的创新[J].企业技术开发,2011(28).

[2]翟宏.做好档案管理创新工作[J].科技致富向导,2012(26).

[3]杨丽丽.试析信息技术在学校档案管理中的应用[J].网络安全技术与应用,2014(5).

作者：韩琳 单位：呼和浩特市供排水有限责任公司