企业档案信息化管理论文3篇范文

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第一篇

一、确保档案试题和档案信息的安全与保密

随着信息技术的发展，应加强对计算机及其他信息设备的使用和管理，凡涉及涉密档案的电子设备、通信和办公自动化系统均应符合保密要求。涉密计算机信息系统必须与互联网实行物理隔离，严禁用处理国家秘密信息的计算机上互联网，严禁通过互联网传递涉密信息。企业档案管理部门应切实做好档案库房内外部环境、档案信息和网络的安全管理工作，及时消除安全隐患。将档案的安全工作与岗位责任挂钩，实行档案安全责任制。同时应完善应急措施，制定应急预案，随时应对可能出现的各种突发性事件，确保档案实体和档案信息的安全。对企业来说，首先根据本企业科研生产的实际情况，对不应公开的涉密信息，应采取措施加以保护。其次，要加强保密知识的宣传，让保密意识深入人心。再次，要根据企业科研生产的实际情况和企业发展的需求，依法及时做好涉密信息的解密工作，处理好保密与利用之间的关系，为企业的发展提供全面、可靠的信息。

二、建设功能强大的数字档案信息管理系统

（一）实现企业信息化背景下的文件、档案一体化管理，将文件运转和档案工作的需求一同嵌入管理系统中，记录电子文件从形成到电子档案归档的一切活动过程和处理情况，实现前端控制。

（二）实现档案数据库管理的灵活性和可扩展性。企业生产经营的差异性要求档案管理系统具有灵活性和可扩展性，只有建立灵活的数据库管理功能，才能充分挖掘出档案信息资源的潜力，满足企业不同档案类型的需要，实现最大化的档案信息数据聚集。

（三）实现档案全文存储与检索。要求系统既能够对企业各部门随时将形成的有保存价值的文件进行归，又能将库藏历史档案扫描后进行存储。当利用者通过身份权限确认，就可以在企业局域网的任何终端检索、浏览到所需的档案信息，不必到档案部门进行现场查阅。

（四）实现档案业务管理自动化。可以随时随地进行各种数据的统计、设计，打印各种报表，进行借阅登记、催还提醒等等，使档案人员从繁杂的日常事务中解脱出来，真正实现档案业务办公自动化。

三、注重人员素质建设

伴随着科技社会的来临，技术性人员也显得越发的重要。在档案信息化的建设中，尤其不能忽视人员素质的提高及建设的问题。加强档案信息化人才建设，变“档案守护者”为“档案信息开发者”，才能真正实现档案的信息化。因此，要充分利用并发挥高素质的人才作用。培养人才创新意识，通过专题讲座、实习培训、现场研讨等方式加强培训信息技术人员。为实现档案信息管理的创新，在档案信息化建设中，建设一支信息技术过硬、专业知识牢固、业务精、综合素质高、适应“数字油田”建设需要的管理队伍是必不可少的。

此外，为了提高信息化技术水平，实现企业档案的网络化和数字化，企业还必须加强硬件设施建设以及对基础设施建设的保养。特别要注意的是充分发挥多媒体的功能，建立企业信息档案数据库。充分改变纸质档案信息所带来的弊端，利用信息技术的发展来推动企业档案信息共享性的高度实现。

作者：马鸿新单位：哈尔滨电机厂有限责任公司

第二篇

1在服务的基础上注重拓展经济效益

1.1要更加明确知识产权保护的意识。信息资料电子化、网络化给企业带来了极大的便利，但同时也带来了信息安全的隐患，在竞争如此激烈的今天，哪家企业能够把握住适应社会需求的新产品，谁就能够占领市场的制高点，而记录这些新产品的设计与生产的相关资料就由档案管理人员保存，其重要性可想而知。

1.2进一步深入了解档案的实际利用价值。档案资产由固定资产及无形的伴生资产组成，它伴随着产品的整个生命周期。如何深入了解其实用价值，这就需要档案管理人员对产品从原料采购、库存管理到产品的设计、生产、销售甚至回收过程，有一个系统性的了解。

2档案管理体制变革以适应高速发展的信息化企业

现代化、信息化企业的特点是资产信息管理规范化、标准化、电子化、网络化，各部门之间的联系不再像以前的孤岛，而是通过数据库及计算机以神经网络的方式联系到一起，形成一个紧凑的系统。同时行政管理与生产经营分离，管理更加科学化。要适应这样的变化，档案管理工作也必须进行机构改革和机制创新[3]。

2.1和许多政府与国有企业改革一样，档案管理的机构改革的必由之路也是首先进行机构精简。改革无异于一场战役，如果不轻装上阵势必在后续的改革之路上举步维艰，最终导致改革失败。机构的精简首先从资料的管理方式开始，将以前的散布的各种介质形式存放的档案统一变为电子方式集中到中央数据库中存放，再配套专业的档案管理软件，通过网络的方式连接到各个部门。这样就将零散的档案资料集中到了一个大的电子数据库中，各个部门只要按照自己的身份账号登陆及可查询或修改自己职能所对应的那一部分档案内容。如此集中的信息化管理不仅实现了档案资料的精简而且实现了档案管理人员的精简，避免了资料的冗余及工作人员的责任交叉，大大提高了工作效率和工作精准度。

2.2提高档案管理效率。在形成一个统一的计算机管理系统后，下面要做的就是建立一套完整的制度，使这个系统高效运转了，基于此管理软件，应有明确的分工，不但各个大的部门应配有专人进行接触和资料管理，各个管理员之间应有一个总管理员进行沟通协调，此外还应有专门的系统维护人员，这样在管理员之间也建立起一个网络系统，统一而高效。

2.3灵活细化的管理制度。新时期的制度创新不是要形成条条框框新的管理制度，而是要在遵守基本标准的基础上适当提高制度的柔性和可扩展性。因为计算机管理软件并不是万能的，这就需要管理者在进行档案管理的过程中不断总结经验，形成适应所在企业甚至所在部门岗位新的档案管理办法。为配合这一柔性化的改变，计算机管理系统应做成模块化并且可扩展，在管理人员有了新想法后，可以通过扩展接口进行功能扩展，形成新的档案管理模块。这样就形成了一个灵活的、不断成长的管理制度，不停的为档案管理提供活力。

3系统内部管理创新，管理系统得到全面提升

3.1由于企业中档案管理人员的年龄结构和经验水平参差不齐，因此需要对管理人员进行系统性的培训。对于那些年长些，工作经验足，对企业较为了解的老员工，采用计算机水平结合系统整体功能培训的方式；对于年轻人，对企业各个部门不是很了解，应先进性企业整体运作的相关实践培训，然后再进行软件系统培训。在培训结束后要采用以老带新的方式进行一段时期的磨合。

3.2要进行整个企业员工的规范性培训，这样将大大减少档案管理人员的工作量，提高档案管理效率。企业信息化后，所有技术材料将实现无纸化管理，企业的每一个岗位都应能够形成标准化的电子材料，这就要求每个员工对计算机以及通用的办公管理软件熟悉会用，并且能够适应企业标准化档案管理的要求。同时对针对本部门的档案管理的工作应该有一定了解，这样更有利于今后的沟通。

3.3档案管理既是企业工作的重要组成部分，也是国家档案系统的成员之一。因此，应积极与国家档案管理相对接，及时了解国家档案系统的新动向、新规范；同时应不断关注档案科研的新动向，紧跟档案科学管理的最前沿，以实现企业档案管理水平的不断提高。

作者：史晓杰单位：开封市城市建设档案馆

第三篇

一、当前企业档案信息化管理工作中存在的不足之处

（一）一些企业对档案信息化认识不足企业管理理念陈旧，认识不到实现档案管理的信息化对企业经营管理和发展所具有的重要影响作用，进而导致档案信息管理系统得不到有效构建和发展，这是企业档案信息化管理工作中存在的主要问题。该问题的出现，主要集中在一些中小型企业中，这些中小型企业的领导层目光相对比较短浅，跟不上时展脚步，也就对构建档案管理信息系统，实现企业档案管理的信息化所具有的重要意义没有引起足够重视，也意识不到实现信息化管理对提升企业档案管理工作效率和方便企业各个领域对档案信息的利用，更好的推动企业发展具有多么重要的影响意义。他们固执的认为，档案管理工作就应该是档案管理工作人员的工作，只有利用管理人员对档案进行管理，才是保证企业档案管理工作效率，对档案信息进行合理开发和利用的最佳选择。因此，这些企业的领导人不支持企业档案施行信息化管理，自然也就限制了企业档案信息化管理系统的建设。

（二）企业档案信息化管理制度不健全企业档案信息化管理也是企业管理工作的重要组成部分之一，因此，想要更好的施行信息化管理，就要先建立健全的档案管理制度。但是目前，由于档案信息化管理发展时间尚短，信息系统建设还不够完善，所以，大多数企业的精力都放在发展和完善企业档案信息管理系统的建设上，而忽略了建立相应的管理制度，在一定程度上影响了档案管理工作的正常进行。另外，由于企业档案管理信息化的实现正处于发展阶段，其信息化管理工作随时都会发生变化，进而导致企业档案信息化管理工作进程起伏不定，如果没有相应的完善的管理制度，很容易使档案管理工作偏离管理目标，不利于档案信息化管理系统的发展和完善。

（三）缺乏有方向性的构建指导在企业档案信息化管理的建设和实现过程中，缺乏有方向性的建设指导意见也是当前企业档案信息化管理中存在的主要问题之一。由于没有明确的建设目标和发展方向，一些企业在信息管理系统建设中存在着盲目冒进的情况，虽然从表面上看来企业档案信息化建设取得了可喜进步，但实际上，其管理工作已经在很大程度上甚至是完全脱离了起初设定的建设目标，将企业档案信息化管理工作变成了一个“空壳”，起不到实际的管理作用，也不能有效提高档案管理工作效率。

（四）缺乏专业的管理人才该问题主要表现在企业档案信息化管理的建设过程中，原有的企业档案管理工作人员并没有亲自参与到档案管理信息系统的构建当中，构建档案管理信息系统的都是计算机专业技术人员。这就导致计算机技术人员熟悉新型的档案信息化管理内容和流程，但是却不能进行档案管理工作。而原有的档案管理工作人员虽然精通档案管理，但是却对新型的档案信息化管理工作内容和流程不是很熟悉，无法顺利利用档案信息管理系统对档案信息进行开发和利用。该问题的出现，不仅会大大降低企业档案管理的工作效率，还会严重影响到档案管理工作人员对档案信息进行合理开发和利用，在一定程度上限制了企业的持续发展。

二、解决企业档案信息化管理工作中问题的有效对策

（一）明确档案管理工作的重要性档案管理是企业管理工作中比较重要的组成部分之一，企业管理人员应该对其引起足够重视。实现企业档案管理工作的信息化，不仅能够提升档案管理工作效率，还能够有效减少工作失误的出现，实现档案管理的精细化，更精确的对档案信息进行合理开发和利用。因此，作为企业的领导人，应该明确档案管理工作的重要性，知道其对企业经营和发展所起到的重要影响作用，加大人力、物力以及财力的投入，进而加快档案信息管理系统的构建，提高档案管理工作水平，对档案信息进行合理开发，为企业各领域提供更高效的档案信息利用服务，推动企业更好、更快发展。

（二）完善档案信息化管理制度目前，绝大多数企业档案信息化建设都处于发展阶段，还存在极大变数，如果没有相应的比较完善的管理制度，很容易导致信息化建设出现方向性问题，在一定程度上影响企业档案管理工作效率的提高和档案信息开发的精确度。因此，在建设和完善企业档案管理信息化的同时，企业应该先对自身规模、经营和发展特点以及企业人员编制特点等进行详细调查了解，然后在此基础上，充分借鉴企业现有管理制度，建立高效、合理、完善的档案信息化管理制度，保证档案管理工作顺利、安全、高效进行，提升档案管理和利用效率。

（三）构建数据库，建立电子档案在构建档案信息管理系统的同时，也应该加强对电子技术和数字技术的利用，逐渐将文本档案转化成电子档案，这样不仅可以方便对档案进行管理，还能够根据不同级别对档案进行加密处理，设置档案访问和管理权限，提高档案管理工作的安全性。除此之外，还应该在信息管理系统中构建完善的数据库，将档案以及开发出来的档案信息储存到数据库中，这样，不仅档案管理工作人员可以通过信息管理系统对档案进行管理，对档案信息进行开发，企业其他领域的工作人员也可以通过网络对所需要的档案信息进行访问和利用，大大方便了档案管理工作的顺利进行，提高了档案管理和使用效率。

（四）提高管理人员的专业素质想要提高企业档案管理工作效率，就要拥有一批高素质、高能力、高水平的管理队伍，因此，在企业档案信息化建设过程中，企业应该加强对管理人员的培训，通过不断学习和实践，提高管理人员管理水平。首先，如果在企业中，档案管理信息系统还处于构建阶段，企业应该让档案管理工作人员参与到系统的构建当中，更好的熟悉系统的内容和管理流程，让原有的档案管理工作人员也能够直接投入到企业档案信息化管理工作中。其次，如果企业信息管理系统已经构建完毕，只是出于完善阶段，企业则应该加强对档案管理工作人员的培训，通过培训和不断进行实践，提升管理人员技能水平，提高管理队伍专业素质。

三、结束语

在企业管理工作中，档案管理是比较重要的组成部分之一，对提高企业档案管理工作和档案信息开发、利用工作效率，保证企业持续、稳定发展有着极为重要的影响作用。因此，企业应该重视起档案信息化管理工作，通过对当前管理情况进行总结和分析，寻找到能够有效解决管理问题的方法，提高企业档案管理工作效率。

作者：巫洁萍单位：广州供电局有限公司