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1.1数据共享的要求在信息化的时代,人们要求随时随地能够调阅自己需要的劳动能力鉴定档案信息。比如相关部门的人员要能够使用PC端口立即调阅需要的劳动能力鉴定档案信息;个体可以使用移动设备调阅自己需要的劳动能力档案信息。
1.2隐私保密的要求由于劳动能力鉴定档案中记载有很多个人信息,这些个人信息涉及到个体的隐私,如果一旦信息资料被非法公开,会涉及到很多法律问题,所以在做好劳动能力鉴定档案信息化建设的时候,需要做好保密工作,它要求被赋予不同权限的人能看到不同的劳动能力鉴定信息,个体本身只能自由调阅自己的档案信息。
2信息化的背景下优化劳动能力鉴定档案管理的对策
2.1多种档案的并存虽然信息化的背景下,劳动能力鉴定档案的数据化会成为未来的趋势,然而数据化的档案本身具有易复制性、易修改性,如果劳动能力鉴定档案被非法修改,将会引发很多社会问题和经济问题。为此,相关的部门要建立实体档案和电子档案这两种档案。电子档案可便于相关部门的人员或个体调阅,而实体档案则要作为档案留底。如果电子档案出现数据问题,可查阅实体档案进行核对。使用这种方法既能提高数据资料的真实性,同时又能有效的利用电子档案的便利性。劳动能力鉴定档案部门的管理人员做信息化的劳动能力鉴定档案建设的时候,要严格核对数据信息,使电子档案与实体档案一致,平时要做好电子档案的备份工作,以便出现意外事故时,能即时恢复电子档案数据信息。
2.2作好科学的分类要做好科学的分类,需要从以下几个方面进行。相关部门要统一劳动能力鉴定档案的规格,使各个部门都能从档案中找到自己需要的数据信息;楼案材料的内容、照片、及其它的信息要合乎规格,使每个部门能够有效的调阅自己需要的数据信息;档案的索引需要合乎规格,方便人们能用统一的方法调阅自己需要的档案材料。在做电子档案分类的时候,电子档案要以统一的、合乎规格的方式分卷、编目、排序,使人们能够迅速、准确的搜索数据库信息。
2.3加快网络的建设在信息化的背景下要做好劳动能力鉴定档案的管理,就需要加快网络的建设。它包括相关的部门要投入足够的资金建立一个大型的物连网,使网络不仅要能够满足数据信息共享的需求,还要能满足移动设备调阅管理的需求;相关部门要建立劳动能力鉴定的相关网站,使个体能够从网站上了解与劳动能力鉴定相关的政策、服务方法等;还要兴建劳动能力鉴定档案的数据库,该数据库要能有效的管理劳动能力鉴定档案,使档案能满足人们调阅、检索的需求。
2.4确保数据的安全为了保证电子化的劳动能力鉴定档案信息的安全,相关部门要做好以下几个方面的工作:规范档案管理的制度,使每一个工作流程都能确保数据的安全性,比如档案管理人员要通过一套标准的工作流程管理电子档案,以免因为不正规的操作造成电子档案的缺失、丢失等;给予电子化档案管理一个安全的环境,相关部门要建立一个安全的工作平台,使文件档案调用、传输、接收的过程中能够被安全的操作;建立分级的调阅制度,使档案共享既能满足人们的调阅需求,又使个体不能调阅超出自己调阅权限范围的档案。
3总结
在信息化的背景下,人们对劳动能力鉴定档案管理提出更高的需求,尤其是人们需要劳动能力鉴定档案信息化建设能加快速度进行,针对人们的需求,提出有效的对策能够加快劳动能力鉴定档案信息化建设的进行。
作者:柳青单位:吉林省四平市劳动能力鉴定中心