档案利用为中心的高校档案建设范文

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(一)搞好档案利用信息的反馈，持续加强和改进档案基础工作

一是注重档案利用过程中反馈信息的收集，建立较为完善规范的档案利用信息反馈工作流程，鼓励档案利用者和档案人员及时发现并反馈档案利用过程中的问题，记录在案，为下一步档案工作的整改提供依据。二是对发现的问题采取行之有效的措施改进，比如对缺失的档案材料除了进行补充收集整理外，还应该仔细分析这部分档案缺失的原因，并根据档案形成的特点，采取不同的收集方法:对常规性、每年都会形成的档案材料应及时将其补充纳入学校编制的文件材料归档范围中;对非常规的、临时性的文件材料，则要督促好各职能部门兼职档案员，做好文件材料的及时跟踪收集等等。通过“档案利用———档案利用信息反馈———改进档案基础工作”，这一过程的持续改进，促使档案的基础工作质量不断提高，档案资源不断丰富完善，反过来又进一步确保了档案利用工作服务质量，从而使档案工作形成一个不断提高、自我完善的良性循环。

(二)围绕档案利用的实际，加强档案宣传，提升档案地位

一是要督促档案利用者将查阅档案的目的填写详细，填明利用档案是具体为哪项工作、哪项工程服务，这些档案起到什么样的作用以及取得怎样的效益等等，从而为档案利用典型事例的编制提供线索、积累素材。二是根据档案利用登记簿的记载，抽取出其中最有价值、最具典型的事例。重点围绕事件发生的时间、起因，利用档案切实解决的问题以及档案利用最终的成效或效益等几个方面，翔实地将档案利用的实际及效用记录在案，编制形成本单位的《档案利用典型事例汇编》，并编印成册，发至领导及各部门。三是在档案利用过程中，注重加强对档案利用者相关档案知识的宣传，可以通过印发档案知识宣传普及册、档案利用指南等方式，积极宣传档案知识。通过一系列的措施，结合档案利用的实际，从不同角度、不同层次，以最有效、最实际的方式宣传档案，促使全校从领导到普通教职员工自上而下了解档案的作用，重视档案工作，并最终主动支持和推动档案工作的开展。

(三)以档案利用为导向，开展深层次档案编研

档案编研是高校档案部门积极主动、系统广泛地开展利用工作的一种重要方式，是一种较高形式、较高效能的利用手段。高校档案部门应在编纂《组织机构沿革》、《大事记》、《基础数据汇编》等一般性的编研材料基础上，拓宽编研视野，找准编研选题，开展更深层次的编研。在档案编研的选题上，应主动做好调查研究，深入了解、分析利用者的需求，把握学校工作的重点和社会热点，敏锐地发现和挖掘档案资料的价值，合理地确定档案编研的主题，从而编纂出切实能满足利用者需求、更具利用价值、更具利用实效的编研材料，为学校各项工作的开展提供较完整、较系统的数据与素材，并提供重要的依据和导向。

(四)转变档案利用服务方式，提升档案利用服务水平

一是要改变以往被动的服务状态，变被动为主动，关注学校近期工作的重点(如教学水平评估、骨干院校建设、科研管理等)，并顺应学校不同时期建设发展的需要，积极主动提供与之相关的档案信息资源。二是在档案部门显著位置标注档案利用的相关规定和服务指南，以便于对利用者进行“即时培训”，从而减少因利用者的盲目性而造成的人力和时间上的浪费，提高利用的效率。三是开展多种形式的服务，改变以往只可到档案室查阅档案的单一方式，根据利用者的不同需求，因地制宜地采取接待查询、授权查询、函件代办、电话咨询等多种方式来提供档案利用。

(五)积极推进档案信息化建设，提高档案利用服务效能

一是立足于档案利用需求的实际，将库存所有“属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案”有选择地进行数字化加工，建立健全档案全文数据库建设。同时，根据档案利用者的需求，整合档案信息资源，围绕不同的利用需求，建立起教师业绩数据库、学生学籍数据库、教学科研成果数据库等专门数据库，方便档案的利用。二是积极引入网络版档案管理软件，在档案全文数据库的基础上，借助校园网，实现全校范围内档案的在线查找和利用。通过档案信息化建设，促进档案查找的便捷化，减少人力和时间上的无意义耗费，切实提高档案信息利用效率，并实现高层次的档案信息资料共享。

(六)加强档案人员素质培训和改革考核机制，从根本上确保档案工作的质量

任何工作的开展都是依靠人来实施的，因此加强档案人员的素质教育是确保档案工作质量的根本所在。一是要引导档案人员牢固树立全心全意为利用者服务的理念，积极主动地为利用者提供高质量的档案利用服务;引导档案人员积极发挥主观能动性，认真总结档案利用过程中的新情况、新问题、新经验和新做法，从而不断探索和改进档案工作，提高档案工作水平。二是加强档案人员的业务素质培训，切实提高档案人员的档案工作业务能力和计算机应用水平，培养一支既有档案专业知识，又具备计算机应用能力的复合型档案人才。三是革新档案人员考核制度。

应着重考核档案人员在档案工作中收集、整理档案的齐全性和准确性，档案实体保管的规范性与安全性，档案管理软件操作的熟练程度以及档案提供利用服务的有效性等方面的业务水平和能力，从而逐步取代现行的“书(著作)、文(论文)、奖(获奖)、项(科研项目)”考核指标，最终引导高校档案工作人员将工作的重心转移到档案业务工作上，进一步激励档案工作人员在本职业务工作上不断提高和创新，使高校档案工作回归到其应有的工作轨迹。综上所述，高校档案部门应立足于档案利用工作，重视和加强档案利用过程中的信息反馈，有的放矢地持续改进档案工作，并以点带面，全面推动整个高校档案管理工作更加科学化、规范化、现代化，更好地为学校领导决策，为教学、科研、管理等工作服务，最终实现档案部门的有为发展和有位发展。

作者：王建宇单位：南通航运职业技术学院