学校档案管理中信息技术的应用范文

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［摘要］在学校规模越来越大、学校日常活动变得越来越丰富的今天，学校遇到了很多的管理问题。党政机关任务的汇报、教习活动的汇报等工作都需要立刻收入学校档案。以当前的环境与实际效果来看，学校档案管理问题十分突出。为了改善这一问题，同时也是为了实现社会的可持续发展，文章进行了深度的探讨，分析档案管理与信息技术充分融合思路与提高校园管理效率的具体举措。

［关键词］信息技术；学校管理；档案管理

前言

在社会发展的过程中，素质高、技能强的人才成为社会最需要的人才类型，学校面对这一问题不得不不断提升自身管理能力，加强校园管理建设。学校档案管理对于提高学校管理水平来说影响重大，这其中包括很多的学校资料。能否将这些资料进行实时更新、整合与准确保存已经成为判断学校管理水平的核心要素。信息技术管理学校档案能够让学校管理变得更加智能，能够为师生提供大量正确有用的资料。智能管理可以有效降低管理难度与管理成本，这对保障档案管理效率来说意义重大。

1校园档案管理问题

1．1效率低阅读率低

学校档案部门负责的工作与内容很多，档案部门需要记录好学校所有信息，这些信息中包括师生资料、日常活动资料。也就是说学校档案部门有着非常多的管理工作量［1］。采用人力处理的方式显然并不能满足全部的管理任务要求，有限的人力在复杂、繁重的操作中会出现很多的失误，导致管理效率低问题的发生。如果在档案记录、更新与管理过程中管理者出现了失误，不仅会影响到档案真实性与有效性，同时也会影响档案查阅率。

1．2维护困难

在学校档案管理中，档案管理、档案维护、档案更新都是非常重要的工作，这些工作影响着档案本身的价值，影响着学校决策能力与学校管理有效性。传统档案管理中，人力模式并不能满足档案管理要求。人力管理不仅效率低下，同时也会因人为操作失误导致档案出现腐蚀、折旧、破损的问题。以上种种问题都会导致材料维护、材料更新出现不好的影响，这会增加不必要的档案管理成本、维护成本，浪费学校有限的资源。

1．3不保密、不安全

学校档案涉及很多内容，比较熟悉的包括学校师生身份信息，这些信息需要严格的保密处理。不过人力管理档案总是会遇到问题，比如忘记锁档案柜、档案室，导致档案资料的泄露。或是管理者在搬运档案的过程中，将资料遗漏在外面，都会导致档案资料泄露。人力管理档案的方式很难做好安全保密工作，除非有非常专业的管理者管理档案保密性才能够得到控制。但在许多因素的影响下，时常会有一些档案泄露出去［2］。这些档案的泄漏对于师生的影响是非常突出的，对于学校档案部门的名声也是非常不利的。

2信息技术管理学校档案可行性分析

在提高学校档案管理质量以后，学校的管理效率、管理水平、服务能力都得到了很好的加强。信息技术本身的优势恰好能够满足档案管理效率提升的全部要求。

2．1储量大

传统档案大多以纸质模式为主，这种档案存储模式不仅会占用大量空间，同时也需要投入大量的人力资源用于保护档案。纸质档案很容易受到环境影响出现如发霉、破损的问题［3］。甚至许多档案在长时间的翻阅与使用后会出现字迹模糊的情况。信息技术档案和纸质档案区别很大。数字档案利用计算机技术将档案资源存放在电脑磁盘，当然网络云盘也是可以存放的地点，存放量得到了大大提高，解决了很多学校档案部门空间有限的问题。在信息技术的支持下，不论学校需要管理多少档案，档案部门都能够有效处理［4］。

2．2查阅方便人力成本低

传统档案管理最大的问题就是查询难度较高，很多档案使用者要想获得资料需要一个柜子、一个柜子翻，然后再翻找一个又一个档案袋。这么做会浪费大量的时间和精力，影响了档案应用效率。信息技术的出现大幅提高了档案管理查询效率。利用信息技术的时候，档案查询者只需要直接检索关键词、编号就能在几秒查询到自己所需要的档案资料，便捷的查询条件极大地改善了档案资料使用水平和效果。

2．3更新快

信息技术的出现改变了过去的档案资料补充模式。过去为补全档案资料往往需要由管理者先行找到学校资料，之后通过对比找到资料的补充点。档案更新效率极度低下，尤其是面对海量资料的时候还会遇到操作难度大的问题。信息技术出现以后这种问题得到了很好的改善。档案使用者在查询资料的时候可以直接搜索资料的关键词或者编码，档案管理者同样如此。更新材料信息的时候，档案管理者只需要直接搜索关键词或是材料编码就能够找到对应资料，之后仍旧是搜索关键词就能够第一时间找到需要补充材料的位置，将新材料复制或是敲入进去。便捷的数据材料更新不仅效率高，同时任务量也变得非常少，大大提高了更新效率与更新能力。

2．4共享效果好

信息技术本身有着开放的特性，信息技术的应用能够打破档案使用者对档案查询时候的空间、时间限制。也就是说使用档案者此时不用再亲自来到档案库查询所需资料，档案使用者可以直接在家、学校、宿舍用网络查询自己所需要的信息。应用信息技术前很多实用档案再被借走以后就会陷入后续成员只能排队等待借阅的问题，浪费人们的宝贵时间。信息技术的出现可以有效规避这一问题。信息技术使得人们可以多人一同共享同一个资源，有效提高了工作效率、学习效率，体现了现代技术的优势与价值，提高了档案管理工作对档案材料的管理效果。

3校园档案管理对信息技术的应用

3．1提高重视度

如果缺少了领导层面的支持、认可与理解，那么档案管理的价值将得不到体现。为了保障档案管理工作的有效性与价值充分发挥就需要得到全学校的支持。意识决定工作形态。意识的方向影响着政策、措施是否能够落到实处。学校领导班子应当予以足够的关注，确保档案管理的价值能够体现在提高教师教学水平，推动学校教育改革的深入，营造新时期学校良好风貌。领导班子需要意识到档案管理价值，这样才能投入更多的资源用于档案管理，将档案管理看作是学校管理的一部分。3．2提高信息化水平信息技术与学校档案管理的联合不是学校档案部门一个部门的工作，这是由档案管理部门在学校管理中的定位、价值所决定的。有关部门必须主动与档案管理部门合作，予以足够支持与帮助。在共同合作、协作互通的过程中完成对应目标。信息技术单位就是需要主动配合档案部门的单位之一。技术部门与档案部门在合作中需要建立统一战线、管理中心与数据库。之后将所有的档案馆材料录入其中，用统一管理的方式处理这些材料。管理者需要认真甄别档案访问者的IP，所有进入馆藏者都要有证明自己身份的方式。档案管理者必须保护好数据库与管理中心，确保需要资源的人能够得到相应的资源。管理者需要用信息技术完成文件传递与录入，这么做可以有效减少非必要档案占用数据库空间，提高网络的使用率，是提高档案检索效率的必要工作。

3．3科学合理分类

学校档案需要科学分类、科学管理，保障档案的作用与价值能够得到最大化发挥。具体操作中可以将档案以内容类别以下述两个类别划分。首先将材料目录看作是最基本的编制前提。管理者需要将特殊档案用计算机做信息记录，这么做能够迅速帮助档案管理者取得材料分类序号，保障了档案录入速度。在使用这类材料的时候，使用者只需要搜索相应序号或是分类编码就能够快速找到材料。此外还要做好材料归档工作。工作人员需要秉承认真的态度，在遇到材料丢失、材料损坏的时候要第一时间处理，保障档案完整性，避免其成为历史遗留问题，影响到后续工作的进行。

3．4分级管理档案内容

因学校档案涉及大量的内容，这些内容在很多方面中都有体现，涉及学校管理内容的方方面面。如果材料过于复杂、管理过于烦琐，那么档案使用者将会遇到很多的问题。为了使档案使用者能够顺利查询到自己所需要的资料，就需要分门别类，保障档案与档案有着足够关联性。这样档案使用者在应用资料的过程中，如果需要查询相关资料就能够第一时间找到类似的内容与相关的内容，掌握一手有用信息。档案归档前需要由管理者先行审核与归类。归类应体现出档案的分类科学性、系统性、合理性与有序性。将档案以能利用的程度、级别等标准进行分级划分。此外还要将档案以保密性、可利用性进行分级管理，管理中需要以等级要求予以相应资金、人力支持，确保档案管理的规划可行性与系统性。对于重要的档案需要投入更多的人力与资金，对于不是非常重要的档案则要有所倾斜减少投入资源，保障资源利用率的最大化，减少不必要开支。

4结语

当前社会背景下，学校的扩招使得学校的规模不断壮大，传统管理维护档案模式显然已经无法满足现代化发展要求。传统管理模式中学校档案管理存在效率低下、维护困难等问题。这些问题对于校园档案管理来说影响非常突出。信息技术的应用能够很好的解决这一问题，信息技术的应用提升了材料查询效率，能够很好地降低错误率。学校需要重视信息技术的应用，以此提高档案管理水平与效率，促进学校健康发展，最大化发挥信息技术的价值。

参考文献

［1］王楠．信息技术在学校档案管理中的运用策略［J］．度假旅游，2019（1）：134，138．

［2］张晶．学校档案管理中信息技术的应用分析［J］．中国物流与采购，2018（22）：66－68．

［3］杜玲．电子信息技术在档案管理中的应用［J］．民营科技，2018（10）：132．

［4］李志杰．信息技术在档案管理工作中的应用探索［J］．中国管理信息化，2018，21（20）：177－178．

作者：李琳 单位：广东省河源技师学院