基于信息化建设的档案管理论文范文

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(一)加大信息化档案管理建设投入力度

为了提升对高校档案信息的利用率，就需要加强信息化建设和管理。信息化高校档案管理和建设可以从软件开发与硬件建设这两个角度出发，加大人力和物力的投资，加大财力的投入。高校应该加大档案信息化管理的资金投入，确保信息化基础设施建设和管理的顺利实现。第一、加大专项资金投入。高校信息化建设需要通过各种渠道，获得资金支持，也可以从学校建设经费中划拨一定资金进行信息化建设。加强软硬件设施与设备建设。第二。加强软件和硬件两个方面的设备设施投入。硬件方面，精心规划，选配符合实际需要的硬件设施。选配符合质量和参数要求的存储设备、录像机、扫描仪等，以便于硬件设备符合信息化档案管理需要。软件方面，应该根据学校实际需要和档案管理需求，选择真正适合档案管理需求的软件产品，尤其要选择或者开发符合高校档案管理需要的专门软件产品，确保产品功能完善、操作简单，确保档案信息化管理的顺利进行。

(二)加大信息化档案管理人才队伍建设

加大信息化档案管理人才队伍建设，是确保档案管理顺利落实的关键。档案管理的处理对象是文字、图像、数据或者影音形式的档案，需要将大量分散的信息进行归集和整理，使得档案信息系统化、集中化，方便使用。档案管理虽然是信息化操作，但是也需要档案管理人员的实施。档案管理人员的专业素质和管理实践能力，决定了管理工作的落实质量。随着信息化和科学技术的快速提升，需要不断提升管理人员素质，强化他们的信息技术，加强管理人才队伍建设，培养符合新形势下技术发展的综合管理人才。加强理论和业务培养，从理论和实际操作两个方面加强档案管理人员的综合培训，以提升其信息化前沿知识的储备，提升实践操作能力，使信息化档案管理顺利落实。

(三)完善信息化档案管理安全保护机制

高校系统的档案信息是一项重要的资源，也具有很重要的价值。在网络技术快速发展的同时，网络安全问题也层出不穷，信息安全受到了很大的威胁，其中包括信息的丢失、窃取等。需要建立完善的信息化档案管理安全保护机制，保障高校档案信息资源的安全性与完整性。其中，档案管理工作人员要提升管理意识，完善网络安全保护机制。第一、建立严密的监控与管理机制，要具有逻辑严谨的信息化管理流程，同时完善每个程序的具体操作，加强网络安全技术应对措施。例如:查询管理中设定访问权限，确保查询范围内信息资源的安全性;数据相关措施的管理中，数据采集、整理、分析等都应该设定管理权限。第二、落实网络管理安全辅助机制。对于档案信息要进行备份管理，使得数据在丢失以后能够快速恢复。第三、设定档案信息交换管理权限。每个部分或者是校内的分支管理单位都会相互交换信息，而每个单位间的信息交换、查询与使用等都应该设定一定权限，保障信息交换的安全性。

(四)完善信息化档案管理建设规章制度

高校系统档案管理存在一定复杂度，信息化档案管理措施极大的方便了档案管理工作的同时，也需要重视对信息化系统建设规章制度的制定和落实。合理而科学的规章制度是完善和促进档案管理信息化落实的关键。信息化档案管理过程中，需要符合规范的规章制度保障档案工作中的收集、整理、立案与归档等一系列工作的有序进行。需要注意这几点:第一、规章制度的制定要符合实际需要。通过调查了解建立符合实际工作需要的规章制度，采取访谈、问卷等形式，收集档案管理工作人员的意见和建议，从而建立全面而操作性、实用性强的制度。第二、信息化档案管理要确保规章制度的全面性。制度的全面性包括这几个部分:立档归档制度(明确相关程序的要求和时间)、管理保密制度(建立保密制度，防止信息泄露)、网络安全保障制度(信息化管理中信息提取和查看要经过严格身份识别)，另外还有机房、软件与监控管理制度等，确保每项管理制度都完善和落实。制定规章制度必须具备可操作性，要因时因地制宜，不断完善发展。信息时代科学技术快速发展，高校档案管理措施也应该与时俱进，不断开创具有时代性的档案管理策略，打造信息化、数字化的高校档案管理方案。从加大投入、建设人才队伍、落实安全机制、建设规章制度等方面出发，实现对高校档案高效管理。

作者：冯玉成单位：内蒙古广播电视大学招生办公室