管窥创建高校信息化档案管理的举措范文

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一、档案管理标准化建设

高校档案管理实行标准化建设是实现档案管理信息化的基础和前提。高校档案的标准化建设指通过各种规范、标准的贯彻和实施，使档案管理各项工作和技术具有科学、统一的工作依据和标准，以保障档案管理各项工作能够实现有机组合，提高高校档案管理工作质量。在建设的过程中要克服当前各高校档案管理各自为政、标准不一散乱的管理局面，努力打破各高校在档案信息化建设以及软件开发等方面体系分散的状态。

编派专业人员对高校档案管理信息化建设展开全面的研究，以在全国范围内制定出统一的高校档案管理信息化建设规划，协调具体行动，统一工作思想，集中资金和人力进行全文、媒体以及文献数据库的建设工作。制定出统一的高校档案管理相关技术、工作、设备规范，并以国内、国际档案管理标准及发展趋势为导向制定出高校档案管理信息化的过程各高校应共同恪守的各项准则。如网络数据库及通讯标准、信息传输标准、文献索引即著录标准等。通过对各高校进行科学的协调和组织，使各高校在进行档案管理工作时使用统一的管理软件，进而实现高校标准化档案数据库的建立，实现各高校之间档案信息资源的共享、互通互联以及保密安全。

二、档案信息数字化建设

高校传统档案其载体一般都以纸质为主，在实际管理工作过程中档案管理工作者工作量较大，不仅查阅困难，档案占用的空间也较大，致使高校档案管理费用支出逐年升高，同时由于其材质以纸质为主因此在长期保管的过程中易出现档案发脆、粘连、泛黄等现象使档案质量受到一定程度的损坏。而进行档案信息数字化建设则可以很好的弥补传统档案的以上缺陷，使财力、物力、人力都得以极大的节约。数字化档案是指以计算机数据库形式对档案信息进行存放和组织，并通过特定软件对其进行排序和整理，通过软件检索功能则能够快速的查找到相应的档案信息。数字档案具有可复制性在存放上相对于传统纸质档案更加安全和便于管理，并且通过网络的传播功能能够更好的实现高校档案信息资源的共享。

三、网络安全化建设

高校在进行档案管理信息化建设的同时也带来了有关网络安全的一系列问题，需要我们在建设档案管理信息化的过程中进行逐步的解决，在这其中档案信息网络安全问题最为突出。一是要防止由档案管理人员工作的失误、计算机黑客病毒攻击、设备出现故障等原因而引起的高校档案信息遗失和损毁。二是高校档案信息保密的问题，依据学校规定有些档案的信息是要求保密的有些则是对外公开的，同时根据等级不同档案保密信息又被分为绝密、机密、秘密，在管理的过程中需要采取与之相应的措施对其进行保密。

因此，要想保障高校档案管理信息化的安全有序建设，首先就要根据高校的实际情况制定出严格合理的档案信息化保密安全制度，不断强化和培养档案管理工作者信息安全防护保密的技能和意识；其次，高校应采用较为成熟严密的档案管理控制系统，实行责任到人，引入先进有效的计算机网络安全防范措施，并在档案信息安全管理的过程中结合物理、逻辑等安全隔离防范措施对网络“黑客”、“病毒”等危险因素和行为进行及时的防范和应对。

四、对档案管理人员进行全面化培养

就高校档案管理工作来说，人是所有工作的主体，工作人员职业素质的高低将对高校档案管理工作成效的好坏产生直接的影响。要想促使高校档案管理信息化建设工作得以保质保量的完成，就必须从职业素养、道德修养、职业技能等方面对高校档案管理人员进行全面的提高。具体来说，首先高校要针对其人员管理特点在档案管理的过程中建立科学、完善的员工培训管理制度，用以对高校在职档案管理人员实行有计划的培训和教育，在其原有档案管理知识结构的基础上进行更新，提升档案管理业务整体水平，主要培训内容包括：现代档案管理、计算机网络应用技术、档案法等方面的知识。

其次，针对高校档案管理的信息化建设要努力选调、引进专业的计算机应用人才，并对其进行高校档案管理业务相关知识培训，使其能够在最短的时间内以最佳的状态融入到高校档案管理信息化建设工作中去。对档案管理人员进行全面化培养使其成为能够熟练掌握并运用先进网络技术的档案管理复合型人才，以更好的适应高校档案管理发展的实际需要，最终实现高校档案管理工作的信息化和现代化。

作者：张学单位：河北外国语职业学院