探求路桥勘察设计档案管理范文

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1档案的管理方法

下面主要从档案保管、档案借阅、档案鉴定、档案销毁、涉密测绘成果保密管理五方面介绍档案管理的方法和措施。

一、档案保管档案保管是档案工作的重要内容之一，其内容是采用一定的设备和办法对档案进行科学管理，最大限度的延长档案的寿命。档案保管可从以下方面进行管理:

(一)档案保管工作必须防重于治，防治结合，维护档案的完整与安全。

(二)各部门在日常工作中形成的文件资料由各部门负责积累、整理，年终移交归档。

(三)档案室对各部门按规定移交的文件材料要认真进行审查，并办理移交手续。

(四)档案室对归档资料进行二次整理，按照单位档案的分类大纲和编号方案分类编制档案号和档案目录。

(五)档案上架时应按照类目体系和保管单位的次序，自左向右，自上而下排列，并注意适宜的饱和度，以便于管理和提供利用。

(六)档案柜的排列要合理，与墙壁间保持一定的距离，柜架间距一般以0.9至1.2米为宜，通道应取迁回式。

(七)档案库房应保持清洁，切实做好“八防”(防火、防盗、防虫、防鼠、防潮、防高温、防尘、防污染等)工作，并充分利用现有设备条件，及时调节库房温度、湿度(温度为14℃一20℃，日变化士2℃;相对湿度劝%一65%为宜)。做好湿、温度登记工作。

(八)根据季节变化，定期检查档案的保管状况，及时做好霉变、破损档案的修补复制工作，并做好记录。

(九)按档案借阅制度做好档案借阅工作。

(十)做好档案统计工作，随时掌握档案的库藏量、借出量、阅览量、移出量、销毁量等，使账物相符。

(十一)非档案室工作人员未经允许一律不谁进入库房。

(十二)档案借阅者和档案人员工作调动时，须办完院有档案移交手续后方可调离岗位。

二、档案借阅

档案借阅是档案利用中最传统也是最常见的方式，可以通过利用者到馆、室内阅览和档案外借等途径实现。档案借阅可从以下方面进行管理:

(一)档案室的档案一般只供本单位内部使用，原则上不外借，其他单位和个人因特殊工作需要借阅，须经本单位领导同意后方可借阅，一般外借时间不超过十天;需续借者，要办理续借手续。

(二)工作人员可直接到档案室借阅本人工作职责范围内的档案资料，如需借阅职责范围外的档案需经有关领导批谁方能查阅。

(三)借阅档案者都应填写《档案借阅登记簿》，在借阅期间，任何人不得拆卷、划线、撕页和涂改、污损档案材料。

(四)归还档案时，档案室工作人员必须检查档案材料的完整情况，并办理有关手续。

(五)档案资料的公布和对外交流权属本单位，其他单位和个人，未经本院批谁，无权公布及对外交流档案材料，否则按《档案法》的有关规定追究法律责任。

三、档案鉴定

档案鉴定是档案管理业务工作环节之一，一般包括档案的价值鉴定和档案的真伪的鉴定，而档案界通常所从事的档案鉴定，主要是指档案保存价值的鉴定。档案鉴定可从以下方面进行管理:

(一)按《科学技术档案工作条例》等国家有关档案鉴定的规定执行。单位档案鉴定工作每年进行一次，由单位有关领导、股Nlanagement}企业管，里室负责人和档案室人员组成鉴定小组负责具体工作。

(二)以全面的、历史的和发展的观点鉴定归档材料的价值，以单位的档案保管期限表为依据和标谁，谁确把握归档范围和保管权限，鉴定时逐项、逐份、逐张审查，并做到账物相符。

(三)编制鉴定报告，在保管单位备考表中注明鉴定意见，由小组负责人签名，并注明鉴定日期。

四、档案销毁档案

销毁是档案保管价值鉴定工作的最后环节，其销毁工作必须遵照销毁制度执行。档案销毁可从以下方面进行管理:

(一)编制档案销毁清册，一式三份，由单位领导审查批谁后，一份由档案室保存备查，另两份分别报上级主管部门和市档案馆备案。

(二)档案销毁由档案室负责执行，指定专人销毁和监销;并将销毁的档案从目录(包括保管单位目录和有关检索工具)上划掉、注明。

(三)凡是档案的保管期限在鉴定中有调整，应对有关的管理工具(如档案目录、保管单位封面等)进行相应的修改。

(四)保管单位内文件材料有变动时，应对保管单位进行调整或重新整理。

(五)调整库藏档案的排列序列，并继续提供利用。

五、涉密测绘成果保密管理

在工程勘测设计等民用领域中常常会用到大量的涉密资料，如测绘资料、地质资料和水文资料等等，以及相应产生大量的密级档案，涉密测绘成果的管理是国家保密管理工作的重要组成部分。涉密测绘成果保密管理可从以下方面进行管理:

(一)为保证涉密测绘成果的安全，维护国家及单位的利益，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》、《关于国家秘密载体保密管理规定》等有关保密法律法规及国家测绘局的有关规定，必须做好密测绘成果保密管理工作。

(二)统一管理，建立涉密测绘成果档案台帐，及时做好归档登记入册工作，指定责任管理人员，严格做好日常管理工作。

(三)院有涉密成果集中进行归档管理，使用成果时必须由分管领导批谁，并做好查借登记工作，使用后应及时归还或删除，涉密成果销毁时必须有完善的销毁记录及手续。

(四)档案查阅者应按指定范围查阅，并负有保密责任，严禁擅自复制、转让、转借涉密测绘成果。

(五)严禁在非涉密计算机及非涉密介质上处理、存储涉密地理信息。

(六)经审批查借的涉密测绘成果，严禁在超出许可的目的和范围外使用。

(七)严禁未经批谁擅自对外提供涉密测绘成果。

(八)属于保密性质的档案，保管人员必须妥为保管，严防失密。

(九)根据需要，定期或不定期进行涉密测绘成果档案的保密工作检查，做好记录工作。

(十)涉密测绘成果若不慎发生泄密，应立即采取补救措施，及时报告主要领导，并根据泄密情况及时向市国土资源局及市保密局等相关管理部门报告。

2结语

档案管理工作是一项综合性工作，本文通过档案管理工作方法在实践中的应用作了一些探讨和总结，通过本文档案管理方法探讨，可为同行档案管理提供一些类比和借鉴。随着科学技术的不断发展，新的管理方法定将不断完善，还有待进一步去探索。

作者：刘莉单位：肇庆市公路勘察设计院