新时代电业文档管制与实行范文

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作者：陶琨单位：国家电网公司直流建设分公司

企业档案管理与电力技术发展脱节

伴随着改革发展，原有的企业档案管理工作和模式受到很大冲击，很多企业档案工作已经不能适应企业管理工作的发展，现状堪忧。电力产业从生产、传输、运行到销售、计量、使用、结算、管理是一个十分复杂繁琐的过程，为此电力企业建立了系列专业的计算机管理系统，但一些系统在先期开发时并未考虑与档案系统融合。这些系统承载着大量的电力企业管理信息，并且随着电力改革的发展而快速更新。信息化是档案管理工作的最终发展方向，如果不能充分地开发利用档案信息资源，将会制约企业档案信息化的发展进程。企业信息集成系统是档案管理人员必需掌握和熟悉的内容，否则很难掌握企业信息的核心部分或基本无法收集到档案。

人员素质不适应企业发展需要

一些电力企业的档案管理人员不是档案专业毕业，有的人认为档案管理工作仅仅是资料的简单收集和分类、存放。档案管理人员服务意识淡薄，一些档案人员观念陈旧，使档案工作失去生命力，默守陈规，被动服务，导致档案内容匮乏，档案收集被动。各管理部门往往不会主动归档，如果档案人员再不去主动收集，必然造成档案内容的不完整。档案管理人员中缺乏既懂计算机、通讯、网络技术又精通档案业务的复合型人才，不能适应档案信息网络化建设的发展需要。

管理手段滞后，不符合企业发展需要

市场发展在使企业迅速成长的同时，也会产生很多传统管理体制难以管控和解决的矛盾与冲突。这就形成了管理滞后的瓶颈现象。现阶段，管理档案的计算机配置相当落后，软件、硬件设备亟待更新，有的企业档案管理还停留在以前的手工抄写阶段。档案检索利用工作效率太低，档案管理工作现代化还没有起步或者刚刚起步。受经济条件的制约或领导意识制约，未形成档案管理与其他部门的有效联动，导致电力企业的档案管理工作与其他工作相比相对滞后。新形势下，随着企业发展，目前的档案管理手段显然不适应管理的需要，严重制约着档案工作的发展。

提高电力企业档案管理水平的对策

1.着力提高档案人员素质

档案工作人员的高素质是做好企业档案工作的前提和保障。档案管理工作是一项专业性较强的工作，档案人员的素质直接影响着档案业务的工作效率、水平和质量，对提高档案管理工作有着举足轻重的作用。

档案管理人员必须具备基础知识、基本技能、职业素养、道德素养、管理能力及分析处理问题的基本能力等。要有国家档案管理岗位资格证书，对于电力企业而言，特别是要有电力行业档案管理工作经验；档案学、图书馆学、文秘、信息资源管理学、电气类等相关专业；有全面的统筹规划能力，较强的沟通协调能力，有良好的综合分析能力、高效的执行能力；熟练掌握1～2种通用的档案管理软件，有一定的公文写作能力；熟练运用办公软件、计算机网络等；有较好的职业素质、团队合作意识，严谨细致，认真负责。

档案业务培训是人才成长的重要途径。要加强对档案人员业务培训和现代化管理知识的培训。企业必须将档案人员综合素质培养纳入人才培养计划，通过专业培训、继续再教育、进修学习等方式提高档案管理人员水平。岗位培训是提高档案管理人员素质的最主要途径。企业档案人员应适时参加一些系统的、专业性较强的专题培训和研讨，或者采取网络学习的方式，通过定期的教育培训不断激发和调动档案工作人员的积极性、自觉性，提高其工作能力。还可以引进和培养现代管理人才，通过招聘懂档案管理、法律、会外语、精计算机的复合型人才改变目前档案管理部门知识结构不合理、年龄结构老化的状况，提高人员整体素质和档案管理水平。

2.加强档案信息化建设

目前，电力企业档案信息化建设缺乏统一规划、规章制度不健全、基础设施落后、信息化程度低、档案人员素质不能满足信息化建设需要。电力企业在档案信息化建设过程中缺乏完善的体系，标准化建设滞后问题仍然比较突出，对企业档案信息化建设的投入依旧相对于企业发展严重不足。档案的信息化建设需要科学的思想和组织管理方法，通过信息技术、网络技术等手段对文件、档案等信息进行逐步发掘、整合，实现资源共享，使信息的获取、处理、传输和应用的数字化、网络化，提高利用效率。这是提高档案的信息价值和促进电力企业档案管理现代化的本质要求。

档案管理要适应企业的发展，这是现代化企业发展的需要。要在企业内部充分实现资源共享，为企业的生产经营活动提供快速、便捷、高效的服务。为达到这一目标，必须充分利用好信息化技术，加强档案管理工作，实现信息资源共享，充分发挥信息资源价值，为企业服务。

电力企业要在现代化网络平台上实现信息化，发挥档案的信息作用，这是新形势下电力企业档案管理面临的新课题。新形势下，网络技术和多媒体技术等飞速发展，企业在面对庞大繁杂的企业档案信息时要想提高档案管理水平和质量必须要加快信息化建设，减轻档案人员重复进行的体力劳动，提供优质的档案利用服务。要通过借助现代化的信息技术和先进的管理理念改革档案管理中不合适的方法和手段。经济效益好、现代化管理水平高的电力企业要鼓励其全面开展档案信息化建设。

3.规范电力企业档案管理制度

要按照《中华人民共和国档案法》、《归档文件整理规则》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范》、《基本建设档案资料管理暂行规定》等法律法规，结合电力企业档案工作特点，制订并完善档案工作的各项规章制度。建立并贯彻落实责任制，切实将档案工作的“三纳入”、“四参加”、“四同步”纳入到企业各项工作流程，严格责任分工，规范过程管控，形成闭环管理。只有纲领性文件是不行的，必须对相关文件编制办法进行细化，避免由于理解不一造成资料整理的混乱，给内业资料管理工作带来巨大的工作量。要将工程的过程管理和归档责任进一步明确和细化，使工程技术和档案管理人员有明确的收集方向和标准，有助于提高档案管理质量。

需要建立一整套科学、适用和操作性强的档案管理制度，通过对文件材料的归档范围、收集、整理、立卷归档、形成以及文件编制、交接验收等提出具体要求，促进档案工作的有序进行，并依据相关规定从组织领导、管理体系、职责分工等方面进行明确规定。

要建立和落实各级档案管理工作责任制，明确各人职责，才能使档案收集、归档、保管等工作得到落实。领导重视是做好档案管理工作的重要前提和关键。企业员工在工作过程中形成档案，有义务将其在本职工作岗位上形成的有保存价值的文件材料归档保存，并逐步提高档案意识。

规范的档案管理制度能够使员工意识到档案的形成至保存、利用不仅是档案人员的职责，也是全体企业员工的责任。要确保档案管理的完整、准确、系统，将项目档案工作和项目建设一样纳入程序管理，用规范的档案管理行为推动档案规范化管理。