项目建筑文档管制的不足与建议范文

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作者：倪自荣袁兴泽刘朝辉单位：辽宁省东水西调工程建设局辽宁省水利勘测设计院

影响水利工程建设期档案归档质量的因素及原因分析

受水利工程建设管理本身的特点影响，一项水利工程从立项到竣工验收需要经过不同的阶段，涉及到不同的参建单位，期间有相对频繁的人员调动和档案资料的移交对接。归纳起来，影响水利工程档案管理质量的主要因素有以下几个方面。

1参建单位多，各单位档案管理水平参差不齐

水利工程尤其是重点水利工程，参建单位一般包括项目法人单位、设计单位、监理单位和施工单位。对于点多线长的输水工程，往往分段、分期施工，各段各期中标的设计、监理和施工单位不尽相同。项目法人单位为方便工程管理，针对不同的工段和工期，往往还要分别成立法人单位分支机构，使得参建单位数量更多。各单位对文件材料、档案管理的要求不尽统一，特别是许多施工单位企业对工程档案管理的重视程度不够，档案管理体制不健全，没有形成有效的管理机制，内业人员调动频繁，导致工程档案无人管理、档案文件滞后于工程建设进度，甚至出现工程建完以后再补齐档案的现象，影响了档案材料的归档质量。

2建设周期长，文件涉及内容范围广

水利工程从项目的提出、可行性研究、立项、勘察设计、施工、调试、竣工验收到交付使用，整个基本建设周期长，建设过程中形成的档案材料数量大、种类多。包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工验收文件和竣工图等，面对数量庞大、内容繁杂且时有变更的工程文件，如不及时进行归档整理，同时做好档案工作的监督指导，势必造成档案文件的错放、乱放、遗失，甚至会出现错误的替换销毁有价值文件的情况，造成无法弥补的损失。

3重视不足，档案管理人员业务水平有待进一步提高

尽管各级政府就档案管理出台了相应的规范文件，然而长期以来，在水利工程建设中形成的“重工程建设，轻档案管理”的思想仍然存在，这些文件的规范指导作用尚未得到充分认识和全面发挥。在这种思想的影响下，有些领导对档案管理口头上重视，行动中忽视，对档案管理人员的配置要求不高，把关不严，档案管理人员多是刚参加工作的新人，许多参建单位档案管理人员专业不对口，对水利工程档案管理工作知之甚少，以他们为主要责任者形成的档案质量自然难以保障。此外，由于历史和现实的原因，档案管理被视为一项技术含量不高的工作，尽管有些单位重视档案管理工作，引进高素质人才，但是由于档案管理高级岗位分配不足，工作成就感不强，难以留住高素质人才，形成人才的“马太效应”，严重影响了水利工程档案管理的质量。

4投入不足，水利工程档案管理硬件设施欠缺

水利工程档案管理工作是随着项目建设产生的，绝大多数项目原先没有办公场所，更没有专用的库房。为方便施工管理，水利工程施工要求靠前指挥，指挥部一般设在距离施工现场不远的地方，这里条件相对较差，各方面的配套设施不完善，特别是一些由旧办公用房改造而成的档案库房，更是存在设计缺陷，库房设置难以达到隔热、防火、防尘、防潮、防光、防虫、防鼠、防有害气体的要求。档案的装具也因档案存放地点地处偏远、采购不便，而常常使用不符合规范要求的简陋装具。随着存放时间的延长，很多纸质档案被虫噬、鼠咬或被日光晒旧，一些电子档案也因保存不善出现无法识读的情况。

5各种突发事件的影响

对档案资料整体保存管理影响最严重的突发事件主要是火灾和水灾。水利工程建设项目的指挥部地处偏远，办公场所和库房通常设在同一座建筑物内，办公场所用电设备较多，设备老旧、用电不规范等因素都容易引起火灾，一旦库房被牵连起火，纸质档案资料很难被抢救，并且消防用水也会对档案资料造成二次损害。水利工程建设均与水有关，工程项目的指挥部也离水源较近，短时强降雨造成的瞬时洪水也会对水利工程档案资料造成威胁。另外，影响档案资料安全的自然灾害还有雷电、地震、强风等，这些突发的自然灾害难以预料，一旦发生，对档案资料带来的是毁灭性的破坏。

提高水利工程档案质量的对策

很多重要水利工程的档案资料属于不可再生资源，如何收集好、整理好、鉴定好、保存好这些水利档案资料，对水利项目建成后的生产管理、日常维护、改建、扩建发挥着举足轻重的作用，是一项技术性要求很高的工作。为进一步提高水利工程档案管理的质量水平，针对上述水利工程档案管理中存在的问题，建议从以下几个方面，采取相应对策，力争把各种负面因素对水利工程档案质量的影响降到最低。

1建立和完善水利工程档案管理制度并严格执行

根据《中华人民共和国档案法》、《水利工程建设项目档案管理规定》、《水利工程建设项目档案验收管理办法》、《水利水电建设工程验收规程》，以及各省、市出台的有关水利工程档案管理规范，结合具体水利工程建设的实际情况，由项目法人单位对工程建设期间形成的档案负总责，制定有针对性的水利工程档案管理细则、制度、标准、规范，并严格要求各参建单位认真执行。同时，成立档案管理工作委员会，承担工程档案的收集、整编、移交、保管、利用、验收和鉴定等，对工程档案工作进行统一协调、监督、检查及管理，并指导各参建单位科学地进行档案管理工作。按统一领导、分级管理的原则，使水利工程档案管理工作纵向之间加强联系，横向之间统一标准，从而形成和完善档案管理制度。

2进一步提高水利工程档案管理人员业务水平

水利工程档案管理工作是为水利工程建设和建后管理服务的，这就要求档案管理人员要不断提高自身的档案管理水平和沟通协调能力。

1)随着现代水利事业的发展，水利工程档案的管理要求、管理技术和管理设备也在不断的推陈出新，特别是档案管理自动化的普及和电子计算机在档案管理工作中的应用，需要档案管理人员不断加强驾驭现代科技设备的能力，不断更新现代水利档案管理的知识和技术。因此，应及时做好档案管理人员的相关业务培训工作，通过定期或不定期的培训，使档案管理人员全面掌握国家和地方政府部门出台的档案管理规范，特别是在水利工程档案管理方面出台的一些新的规范、标准、要求和技术，并能够充分了解各种现代水利工程档案管理的新理念、新设备、新技术，不断提高档案管理人员利用电脑等现代化设备实现档案管理自动化的能力。在培训现有人才的基础上，还必须大力引进高素质人才，并保持人员的相对稳定性，使档案管理人员能够引进来、待得住、有发展、能流动。

2)水利工程档案管理工作涉及的单位多，需要与单位内部各个部门、各参建单位之间相互联系，才能全面做好水利工程档案材料的收集、传阅、批示、存档等各项工作，这就要求水利工程档案管理人员还应具备一定的沟通协调能力。要做好与领导的沟通，通过文件阅批处理，发挥好档案文件对水利工程建设的指导作用。同时，要协调好与单位内部其他部门的联系，及时传阅处理各种文件;协调好与其他参建单位的关系，加强交流与合作，努力实现档案管理工作的畅通。

3进一步加强水利工程档案的硬件设施建设

水利工程档案管理工作是随着项目建设产生的，大多数项目原先没有办公场所，往往没有专用的库房。作为水利工程档案存放的重要场所，库房建设应参照《档案馆建设标准》、《水利工程建设项目档案管理规定》等规范，尽量满足档案库房为独栋建筑物的要求，并配置相应的防护设施，如灭火器、有害生物防治设施、防磁化防静电设施以及必要的避雷装置等。档案资料的装具也要符合规范要求，除了要隔热不易燃之外，还要具有一定的抗挤压、抗撞击能力。档案室内要定期清扫、灭虫并定期检查纸质档案的保存情况以及电子档案的可读性等。不断加强水利工程档案的硬件设施建设，对水利工程档案的安全具有重要意义。

4实行水利工程档案资料异地异质备份制度

档案异地异质备份，是将原始档案信息通过专门的技术手段复录到其它介质，形成不同载体的多份信息存储，并将其与档案原件分别保存在不同地点的工作过程和管理形态。目前，国外大多数机构已经把重要业务数据进行异地异质保存以降低灾害袭击带来的风险。国内许多档案馆也相继建立了重要数据的异地异质备份制度，但是重要水利工程档案资料的异地异质备份制度在国内尚未普及推广。水利工程尤其是重点水利工程通常有保密要求，并且在档案管理方面的投入向来不足，综合考虑可以采取将重要档案资料定期备份到信息载体上，并将电子资料载体由专人运往异地保存，以此来抵御各种人为灾害和自然灾害对档案资料的威胁。

讨论

2011年中央一号文件《关于加快水利改革发展的决定》出台，对新时期水利进行了战略定位和理论阐述，明确提出，水是生命之源、生产之要、生态之基。随后，中央和各省、市召开水利工作会议，总结水利改革发展实践经验，分析水利工作面临的新情况新问题，明确今后一个时期水利改革发展主要任务，对贯彻落实中央一号文件进行全面部署，推动水利实现跨越式发展。水利事业进入到大投入、大发展的新时期，各种水利工程将陆续开展。

大量水利工程同时开工，势必造成水利工程档案种类和数量急剧增加，档案收集、传阅、归档等工作量加大，档案存放场所需求扩大，档案管理人员在数量和业务水平方面相对不足，在这个大背景下，水利工程档案工作显得越发重要。这就要求各参建单位，在水利发展的大好形势下，充分认识到水利工程档案管理特别是工程建设期档案管理工作的重要性，加大对水利工程档案管理工作在资金、场所、人员方面的投入力度，更加严格按照各种规范要求，大力推进水利工程档案的现代化管理，为加快水利改革发展提供坚强的、科学的、全面的档案资料支撑。