实事档案监管的意义探索范文

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作者：吕泽萍单位：山西省电力公司人事董事部

实物人事档案材料具有独特的形成规律

一是主要依靠人事档案管理人员的主动收集与各相关业务部门的积极送交两个途径，个别在职学历学位材料、荣誉、专家资格等则有可能由本人转交业务部门经鉴定后收入其实物人事档案。二是大部分实物人事档案材料都是由本人填写形成的，如“履历表”、“自传”、“学年自我鉴定”、“入党志愿”、“劳动合同”等材料。三是“实物人事档案”的形成具有独一无二的“原始性”。“传统载体档案，特别是纸质档案，因为字迹或者是档案内容信息与纸张或者是记录载体的不可分离性，档案原始性的外在表现是档案载体的唯一性，档案是独一无二的。”

实物人事档案与档案所有者本人的生命生涯息息相关。可以说，一个人的生老病死、身份变迁、职业生涯变化都要在其档案中有所体现。四是人事档案具有特殊的历史沿革，政策性比较强。主要服务于各级政府、企事业单位的人力资源、人事管理工作，具有不可替代性。虽然今后信息化管理的要求不断提高，但是，实物人事档案的本体和载体地位无可动摇，甚至有着超越电子信息档案的重要地位，因为人事档案基本属于不可再生资源，即我们无法补制“原汁原味”的档案材料，就像时光无法倒流一样，一些重要的档案材料一旦丢失则无法补齐，因此，在当今信息化的时代，我们越发要做好实物人事档案的保护与管理，确保电子信息档案的数据来源真实、有效、可靠、可信。

实物人事档案的现状及发展趋势

1.新旧体制转轨时期的管理现状

目前，实物人事档案管理体制基本处于新旧体制转轨时期，既沿袭旧制，又有突破的趋势。一是“身份管理”模式淡化。现人事档案管理主要按照中组部制定的《干部人事档案管理办法》执行，虽然名称上还带有“干部”二字，国家没有出台针对实物人事档案管理的新政策，但是，随着管理的进步与改革，从过去的“干部档案”、“工人档案”的“身份”之分，到目前的“员工”档案，实物人事档案基本上不存在区分“干部”身份，所有人员的实物人事档案管理标准统一，格式一致，有利于对档案的统一管理，以往管理“脱节”的现象也得到了很大改善。二是“格式改版”已成定局。随着“关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知”[组通字（2012）28号本通知自2012年7月1日起实施]的正式，之前“呼声很高”的困扰实物人事档案工作多年的档案材料大小、格式问题得以彻底解决：今后实物人事档案材料和目录采用国际标准A4纸型（297×210mm），材料左边应留有25mm的装订边。A4纸型的干部人事档案材料和目录按照靠左下对齐的方式打3孔装订，中间孔距上、下孔（从孔中心算起）83mm，下孔距材料底边54mm，孔中心距左边沿12mm，孔直径为5mm。档案中原有小于A4纸型且已按照要求装订的档案材料，不需要重新打孔和裱糊。这大大减轻了实物人事档案工作者的工作负担，避免了实物人事档案管理中不必要的“裁剪”、“裱糊”麻烦，也节省了一大笔相关工具的配置费用，符合现代管理的本质需要，更大程度上的保护了实物人事档案材料的原始完整性。

三是审核管理重点转向“内”求。根据中组部《关于进一步开展干部人事档案审核工作的通知要求，今后实物人事档案审核的重点较以往侧重于实物人事档案外观整齐规范不同，增加了对“干部人事任免材料”内容的审核，并强调干部任免考察材料不得缺失的审核重要性。特别是对干部任免材料中的“三龄一历”（出生时间、参加工作时间、入党时间、学历）等材料的重点审核以及干部工作学习培训经历履历填写的规范要求都予以了强调，这充分显示了实物人事档案的内在核心价值得到了充分的重视，也侧面彰显了我国人事管理的进步和科学，为实物人事档案管理注入了新的内涵。

2.实物人事档案与电子人事档案匹配对应同步动态管理成趋势

随着ERP（企业人力资源管理信息系统）以及人力资源管控系统等现代管理手段在人事管理工作中的深入应用，实物人事档案管理需要与电子人事档案信息系统不断对接，实现数据交互，人事信息的动态更新、及时性得到了前所未有的重视，这是基本的管理需要，但也是实物人事档案管理突破瓶颈的所在。目前，不同程度地存在着员工人事电子信息同实物人事档案不对应，或者口径不同，甚至缺失。主要原因在于：信息化管理的初期，实物人事档案信息如何快速及时转化为电子人事信息是困扰广大实物人事档案工作者及人力资源管理工作者的一大难题。但是，这是现代化管理不可避免的突破与变革，我们不能因循守旧，而要大胆革新，努力寻找出适合解决问题的捷径与方法，早日实现实物人事档案与电子人事档案信息管理的畅通无阻、动态更新。

实物人事档案独特的价值作用

随着实物人事档案所涉及的个人上学、就业、调配、提职、离退休高职待遇、特殊工种待遇的密切度越来越高，实物人事档案的附加法律价值也越来越凸显，主要体现在以下几个方面：一是实物人事档案存有个人学历的官方认证材料，方便根据个人的就业、人才引进落户、提职等需要，为本人提供组织可采信的证明，特别是学历学位证书丢失无法补制的情况，可以通过组织人事部门申请查借阅人事档案予以证明。

二是人事档案存有个人家庭关系、社会关系的政策采信材料。即在干部履历中，本人填写的配偶、子女、主要家庭社会关系等，在涉及个人财产（遗产）分配、继承等民事法律经济活动中具有较高的可采信力，随着社会经济活动的不断发展，民事财产领域的经济法律关系不断复杂化，公证机构、法院、仲裁等有关认证机构均需要从本人的人事档案中调阅、取证。如证明本人的原配、证明财产继承子女（特别是有过再婚、再育史）、已故人员财产分割等涉及法律、公证程序的民事经济活动中，均需从人事档案中予以取证。鉴于人事档案真实的、原始的、早期形成的特性，这些档案材料看似平凡，甚至在本人填写时也认为不重要的信息，在涉及以上诸多特殊民事法律关系调整的活动中，反而成为最具有证据采信的关键材料，这也提醒每一位公民在填写自己有关人事档案材料的过程中，认真对待，如实填写，以免造成不必要的麻烦和经济纠纷。如填写子女一栏时，要填写自己子女真实的姓名、年龄等相关信息，不要漏填、误填，以免在遗产分割时，无法证明。三是实物人事档案主要服务于本人退休，军人、干部身份确认，独生子女生育证明及退休后工资待遇等有关信息的采证、查考、利用。

目前，劳动社会保障部门审批退休的主要依据就是其本人的实物人事档案；特别是具有高级职称待遇的，也要从实物人事档案中存有的专业技术资格评审原件中予以取证；根据有关政策，如果曾经从事过锅炉、焊接等高危专业特殊工种的，也可以提高退休工资待遇，前提是在其实物人事档案中存有相关档案材料记载；个别单位在重要领导岗位考察任用时要查阅其实物人事档案中关于计划生育证明材料。实物人事档案的重要性越来越受到人们的重视，同时人事档案管理工作的服务性功能也日渐突出，使来查借阅档案的每一个人都心情舒畅，让他们切实感受到高质量的实物人事档案服务的热诚和高品质的服务质量，也成为实物人事档案工作者不断提升管理水平，突破瓶颈的重要动力来源。

加强实物人事档案管理的措施和建议

1.加大对实物人事档案保护管理重要性认识的宣传培训力度虽然现代化人事信息管理手段带来了便捷与进步，但是，依然不能忽视实物人事档案的重要性。正如前文所述，实物人事档案具有特殊的不可替代性和广泛的使用用途及价值，我们一定要广泛宣传实物人事档案和员工自身切身利益的关系，营造出人人爱护、积极主动、和谐培和、畅通无阻的实物人事档案管理氛围，通过会议、网络、论坛、报纸刊物，结合有关现实案例，举办培训和答疑，使员工从自身角度重视其档案材料的填写、保存、转递，从源头上形成正确、科学的实物人事档案材料。

2.加大对高素质实物人事档案管理人员的培养和配备

高素质实物人事档案管理人员的配备是提升实物人事基地综合管理、信息化管理的必然要求，没有高素质工作者的有力执行，实物人事档案的安全性、真实性将无法保证，这也是信息化、集约化、精益化管理的现实需要。反之，能够把实物人事档案管理工作做好的同志，也一定是综合素质高，可信可靠，具有强烈的责任心和奉献精神的好同志。不管做什么工作都能做好，因此，从某种程度上说，实物人事管理岗位也是为企业单位培养优秀人才的基地，更应当受到重视和支持。目前，从事实物人事档案管理岗位的同志都比较年轻，正是培养和锻炼的好时机，我们一定要跟上改革的浪潮，为实物人事档案管理事业作出应有的贡献。

3.进一步优化实物人事档案的管理条件和环境

工欲善其事，必先利其器。按照实物人事档案格式改版的要求，过去使用的旧的档案管理设备和装备也面临着老化更新的挑战和机遇。我们要抓住这一改版的时机，对原有的实物人事档案管理设备情况进行摸底，查找缺陷，做好设备更新的准备工作，为实物人事档案的保存、管理创造良好的条件和环境，从而更好的为人事管理提供可靠、优质的服务。

4.协调好ERP等电子管理信息系统与实物人事档案的动态生成关系

鉴于目前处于改革的过渡期，ERP等现代信息化管理系统与实物人事档案两者之间暂时的数据转移瓶颈问题可能需要增加大量的人工成本，企业单位可以抽调人员成立临时性的专业工作小组专门负责信息录入及转换工作，待基础数据底盘基本进入信息系统后，利用现代数据终端集成采集信息技术，修订各业务生成部门的职责范围，将任务分解到各责任部门，对应到相关岗位，纳入日常管理范围，这样权责明晰，保障了信息录入的可靠性和录入速度，避免了信息动态更新速度慢的问题，也实现了电子信息档案系统与实物人事档案的同步生成，动态更新。

总之，实物人事档案的管理模式已经发生了巨大的变革，管理信息化的进程也在不断提速，伴随着公司精益化、集约化、标准化的改革进程，笔者相信，实物人事档案管理事业将进一步发挥其应有的积极作用，为企业事业的稳定发展，为人力资源、人事管理打好坚实的基础。这就更需要人事档案工作者本着用心服务大众，利人利他的理念，以及时刻保持高度的责任心来做好有关工作，把为他人服务好作为自己的追求，把服务对象的事情当做自身的事情来办，做广大干部员工的“贴心人”。