创新管理论文：设计厅档案管制的革新透析范文

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作者：杨绪英单位：中国能源建设集团黑龙江省电力勘察设计研究院

时间周期长，材料变更快

电力设计院所设计的工程，多数都是专业供电设计，主要体现出建设项目的设计水平和设计思想。设计文献和图纸较多，这主要是因为电力工程的施工周期较长和技术要求较高，设计归档材料会随着工程的变化而不断的增长。传统的建筑工程档案管理，工期跨度较长的也在四年左右完成，而电力工程设计往往不同，特别是在一些工程中由于政府或政策调整，资源环境变化、施工设计变更等因素，造成设计单位必须做出相应调整，这无形的增加了档案整理归档的工作量。

用户范围广，应用程度高

电力设计档案保存着电力工程设计、规划、施工中各种技术活动的记录，承载着设计单位的专业科技知识，档案管理工作为了便于档案的长期使用和研究，对技术档案进行了全面的保存。而设计档案的利用率也较高，无论是施工方、投资方、监理方，和本单位人员，都会对设计档案进行调用，所以说设计档案的适用范围较广，利用率较高，而频繁抽取查阅与重新归并，也给设计院的档案管理工作带来了无形的压力。

电力设计院档案管理发展的基本趋势

1档案管理数字化

设计院档案管理中，档案所保存的内容主要是以设计图纸，技术文档为主，内容多而杂，保存和维护相对困难。信息技术的发展，给档案管理工作带来便捷的途径。设计院的档案管理可以充分的利用电子文件、电子图片、电子文档、声像、光盘等模式进行档案的处理和保存，把内容庞大的纸质品变为数字化的保存品，并结合数字信息进行分类，以形成以信息查询、存储、修正等手段的服务媒介，促进档案管理工作的革新。

2手工操作向电脑操作转变

传统的档案管理都是以手工操作为主，对于电力设计院多文献的特点，档案管理工作应向电脑操作转变。在信息化的条件下，档案管理工作应运用计算机进行文档、卷宗、图纸的编排，开展档案信息化建设工作，同时开发出图档、文档、管理应用系统，实现工程图纸、设计文件、技术文件的自动归档，并逐步完善档案管理中图档的网络整理、编目、分类、编号等功能，强化设计院内部局域网在线检索、浏览、申请、审批和下载借阅利用电子文件等功能。

设计院档案管理工作创新的主要途径

1转变思想观念

档案管理工作的创新首先就需要从思想观念上进行创新，因为思想观念是管理发展的基础。管理创新还需要与时俱进，结合现代化的思想理念，实现数字化、网络化、知识化、社会化，以此推动档案管理工作的发展和进步。我认为电力设计院档案管理工作的思想转变，应从两种意识出发：首先，对传统纸质档案的管理理念要有改变，因为档案管理是对一个庞大的信息库进行管理，传统的管理模式已经不能满足现今的工作需要，所以必须要从信息化的角度出发；其次，提高对档案使用率的认识，档案工作中要积极的收集和整理档案，并使得档案的使用效率提高，强化档案管理的效率意识，从而充分发挥档案的价值。

2管理模式创新

电力设计院的档案繁多，但从使用者的角度出发，人们还是会感觉保存的资源具有局限性，所以我们必须在充实资料的同时，提高收集资料的质量。在实际工作中，档案管理人员要有方向，有重点的进行档案资源的整理和收集，同时做好档案后期的组织、优化、保存，使其向规范化、标准化、系统化发展，及时、准确、高效的服务于设计院的各个部门。同时，利用现代化设备和技术手段，完善档案管理的工作流程，逐步的细化档案管理工作，使档案管理工作跟上现代化发展的步伐。

3服务方式的创新

档案管理工作的重点是服务，如果不进行有效的服务，保存的资源就没有了利用价值。设计院档案管理工作服务人群主要是以本单位、监督站、上级规划部门的人员为主，完善服务质量，创新服务形式、内容、范围，是新时期下设计院档案服务工作的重点。我认为档案服务内容和范围应有所扩大，这是做好档案服务工作和为需求者提供优质服务的必然条件。同时做好服务形式的创新，在工作中要加强和提高档案服务的主动性、针对性和及时性，要重视和加强对档案利用者的研究，不仅研究当前的利用者，还要研究潜在的利用者，不仅研究利用者当前的需要，还要研究利用者潜在的需求。