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1数据服务
数据服务系统不仅能实现标准的有效管理和准确调用,且可在检验流程管理与检验报告形成过程中达到实时控制与即时修正的协调统一。
1.1标准服务国内现行的标准体系包括国家强制性/推荐性标准、产品卫生标准、行业标准、地方标准、企业标准等类别。选用规范有效、合适准确的检验标准是检验有序开展的前提,也是报告管理模式中的重点。我们建立了涉及1000余项现行各类检验标准、检验方法的标准库,按检验服务类别分为医学和与卫生检验两类,并利用种类、来源、范围、特征、使用频率、认证/认可类型和受控状态等要素创立了集合模式。所有标准及相关集合作为独立数据源,有目录、索引及关键词搜索功能,可在样品受理到检验报告出具的全过程随时浏览、联机查询或复制,在提升检验效率的同时节约了管理成本。
1.2流程服务在检验流程中,原始记录收集、实验数据汇总、检验报告形成、报告内容审校、合格报告签发的系列过程涉及的人力物力成本巨大,也是管理的难点与重点;常规管理模式往往无法实时发现错误、有效判定责任。系统采用一样一编号、一号一流程的数据管理模式,与样品受理、样品交接、样品流转工序有机结合,实现全检验流程委托书、流转卡、交接记录、原始记录、检验报告单等关键性材料的数字化更新,并提供了便捷的实时查询功能。
1.3报告服务对常规检验,报告服务模式继承了标准服务、流程服务的特点,以样品编号为标识核心,将相关样品信息、流程信息、项目依据信息、检验结果信息等打包集合,报告编制时直接调用集合内容,系统自动匹配相关栏目、更新流转内容,形成完整报告。对需标示检验过程、检验方法特征、环境参数等有效信息的健康相关产品、消杀产品、保健食品、农用产品等的注册检验,或格式化要求高的洁净控制效果、集中空调通风系统、公共场所环境卫生等的卫生学评价报告,因报告内容较复杂,多采用自定义模板(另行编辑的标识封面、方法依据、检验内容、结果评价等格式),配合报告服务模块按需组合修订相关检验信息要素形成报告。报告编制人通过原始记录汇总、结果数据核查后(对委托检验样品参比全部检验数据后评价检验结果,对委托测试样品直接出具实测结果)将报告初稿交付相关责任人批准审核后出具正式报告。另外,通过健全报告的修改程序,使报告的修改与原报告相关联,实现了报告修改的可追溯性。
2质量控制
落实样品检验全过程的质量控制是提高检验报告质量的核心与关键。落实质量核心内容(人、机、料、法、环)的具体措施反映在采用电子印章责任到人、全程监控关键控制的管理摸式:将有资质检验相关人员签名信息作为责任标识的电子印章分类保存、自动调用、实时更新;将样品接收、标准选用、信息采集、样品交接、设备管理、环境参数管理、实验员资质管理、实验相关物料管理、结果汇总、数据校验和报告编审全程纳入监控范围;以流程中交接环节为关键控制区,通过文本签名与电子印章的互调互校,对流程即时复核查验,对责任事故追溯与重现,达到对所有检验相关内容的质量控制。
3综合管理及查询
通过新增、删除、检索、调用等手段,达到认可/认证标识确定、检验依据/标准状态受控、检验项目/参数变更、电子印章运用废止等综合管理目的。查询模块即可嵌入质量控制模块,调用不同模块中标识信息,利用流程追溯、流程回退、错误更新、信息重置等方式,达到质量监控、错误纠正的目的;也可作为独立模块,利用模糊检索、关键字检索、时段检索等手段,对样品基本信息、数量、来源、状态、分配、存管、交接、报告流程、检验进度和工作量等记录进行综合掌控。
4特点与优势
4.1工作效率提高系统将报告质量控制关口前置,结合样品特点,对常见项目打包集合,按样品属性分类调用,实时确认,避免多次录入,方便信息调用和确认,提高了工作效率,节约了管理成本。
4.2标准使用准确系统采用配置标准集合方式,将不同属性样品按项目分类集合管理,做到确定项目时有关信息同窗排列与模糊查询时有效分辨标准适用类别,克服了标准引用错误、配套错误和选取失误,提高了标准利用率,保证了报告质量。
4.3检验流程规范系统实现了对检验全程实时监控,对流程错误及时修正,对交接程序关键控制,有效防止了人为错误与系统失误。尤其在质量管理上的信息录入、交接确认、数据整理、结果审校、报告编制、审校签发全流程关键控制区的电子印章与文本签名双落实的控制措施,对样品受理和检验过程所涉及人员和操作实时跟踪、全程监控,实现交接过程明确分工、明析责任、及时追溯、实时更正,规范了检验流程。
4.4实验数据安全系统通过电子印章授权限制,检验更正自动保存,使无资质人员不得参与检验,无关人员无法接触检验相关信息,保证了实验数据安全,符合“保护客户隐私”的服务理念。
5不足与改进
5.1标准库标准有时效性,针对标准的变更、升级与废止,标准库的维护非常重要,但工作复杂而艰巨,此外还需进一步开发与市售相关标准管理服务软件兼容的接口。
5.2认证认可标识的选择目前是由报告编制员在报告编制过程中人工选用,如何做到随检验项目的变更自动更替、如何对选用失误自动预警尚需改进。
5.3数字修约正确读取实验结果并输入原始记录由实验员完成,有效数字的确定与检验方法、实验仪器的选用密切相关。如何在管理体系内伴随标准、设备的选用自动对录入结果数位进行修约判定预警亦是尚待改进的内容。
5.4纠错预警对检验报告中的逻辑性错误系统有一定自动纠错能力,但在检验结论自动生成环节还不能纠正所有的检验内容,对需要进行人工拟合检验结论的纠错预警需要改进。
6小结
卫生检验报告管理系统的应用实施,规范了报告的质量管理,节约了资源,降低了管理成本。该系统流程科学,责任明析,优化了工作流程,提高了工作效率,提升了检验管理水平。
作者:游丁浩高婷李丽林单位:福建省疾病预防控制中心