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加快数字化档案建设步伐,使档案更好地为工商职能及社会各界服务,根据市档案局和市工商局要求,结合我局实际,特制定本实施方案。
一、组织领导
成立以章丽琴副局长为组长,县局各科(室)负责人参加的创建工作领导小组,领导小组下设办公室,兼办公室主任、任办公室副主任,各科(室)兼职档案管理员为成员。
二、工作目标
2011年12月份完成数字化档案室创建工作并通过上级部门验收。
三、工作安排
(一)6月份初完成相应软硬件设施配置。借鉴市局经验,结合本局实际情况,完成安装泰宇工商行政管理档案管理软件,该软件要符合工商OA系统及其他业务软件的对接和数据的导入。此项工作由网监办配合办公室提供信息技术保障。
(二)6月份中旬前完成数字化档案管理制度的拟制和完善。内容包括:电子文件归档制度、档案安全保密制度、档案数据网上查询利用制度、档案数据管理维护制度、电子档案鉴定销毁制度、档案数据网和信息设备维护制度等。
(三)8月底前完成建立多媒体数据库。将照片档案数字化,新建声频、视频档案,此项工作由网监办配合办公室提供操作指导。
(四)9月底前完成第一期纸质档案扫描约200万页。纸质档案扫描工作分为两期,共400万页,第一期200万页明细如下:
(五)12月底前完成第二期纸质档案扫描约200万页。内容包括新增的和存量的企业档案,其他业务档案包括行政处罚决定书、市场登记档案、广告经营单位档案、会计年报表、工资发放单、基建前期审批、后期资料及权证等。
四、工作要求
(一)高度重视,相互配合。数字化档案室的创建工作是一项系统性的工作,各部门负责人要高度重视,密切配合。要严格按照相关制度,及时向局综合档案室移交相关档案资料,特别是活动的相关数码照片、声频、视频资料要及时移交,以确保档案信息完整齐全、安全有效。
(二)规范移交,长效管理。数字化档案室的创建工作时间短、内容多,且涉及面广,为便于管理,数字化档案统一由局综合档案室组织整理扫描。今后各业务科(室)须归档资料,应严格按照文件要求执行,及时移交局综合档案室,即:文书部门应归档的文件材料,按归档要求整理、立卷、装订成册,于次年5月前移交。会计档案由财务部门按归档要求整理、立卷、装订成册,在财务部门保管一年后,于第三年5月前移交。各科室形成的业务档案,由各科室按归档要求整理、立卷、装订成册,随时移交。企业档案每月底底移交,企业年检资料每年9月底前移交。其他档案每年五月底前移交。各部门形成的特种载体档案(包括照片、录音、录像等)应于每次活动终了一周内移交。各单位在移交档案的同时,将档案相关资料录入到新的工商档案管理软件对应的分类目录中。
(三)搭建平台,资源共享。以数字化档案室创建活动为载体,把县工商局综合档案室建成一个开放式的档案查阅、利用的网络平台,企业档案届时还可按用户的权限实现对档案的异地查阅、利用,以实现档案信息资源共享。